Los avances tecnológicos de la información permiten que hoy en día se implementen Sistemas de Gestión eficientes para el adecuado manejo de documentos entrantes, o para la buena administración de los archivos físicos, para ello nuestro sistema Alejandría permite una gestión de documentos eficiente, generando mayor productividad y una alta disminución en costos con una arquitectura segura, integrable, con facilidad de uso y flexibilidad.

Alejandría permite visualizar documentos a través de la web con perfiles de usuario seguros.

Características funcionales de Alejandría SGD

Cumple con la ley 1589 de 2000 del Archivo General de la Nación y la Resolución 8934 de 2014 de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Escanea desde cualquier tipo de escáner, indexa la información y perfila de acuerdo a los descriptores y metadatos, comprime las imágenes en un 80% y las encripta, crea automáticamente las TRD y TVD, se pueden hacer búsquedas por cualquier descriptor, las imágenes tienen rotación, reubicación, un paquete puede tener adición de imágenes ilimitadas.

Principales Beneficios

  • Se garantiza concurrencia de oficinas consultando de manera simultánea, sin interrumpirse procesos de digitalización y administración en el sistema.

  • Mayor eficiencia operativa por búsqueda electrónica del documento.

  • Reducción del costo entre 2 y 5 dólares por almacenamiento/búsqueda electrónica del documento.

  • En la disminución del riesgo de extravío.

  • En la recolocación, después de una consulta del documento en papel, a su lugar físico de origen.

  • Reducción de impresiones.

  • Reducción en el uso del papel.

  • Reducción de envíos de documentación a proveedores y clientes.

  • En el espacio para el almacenamiento de los documentos en papel.

  • Ahorro por cada documento mal clasificado.

  • Ahorro incalculable cuando un documento no aparece.

  • Consultas WEB.

  • Datawarehouse Big-Data para consulta.

  • Contingencia para continuidad del negocio, respaldo de la información en tiempo real.

  • Generación de nuevos documentos por su pérdida o deterioro.

  • Incremento de más del 40% en la capacidad de dar respuestas apropiadas a los clientes tanto internos como clientes externos.