EL COVID-19 COMO OPORTUNIDAD PARA ACELERAR LA DIGITALIZACIÓN EMPRESARIAL

Autor: Víctor Jiménez Lozano 

C.E.O – Todosistemas STI

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Todo en la vida tiene sus lados positivos y negativos, y aunque los efectos de la crisis actual a consecuencia del COVID 19 son nefastos, al tratarse de pérdida de vidas humanas, nos debemos adaptar al nuevo orden social al que nos vemos obligados partiendo del distanciamiento social, para minimizar el impacto de este virus que nos puso a la gran mayoría de las personas a trabajar desde casa y a incentivar el teletrabajo.

Esta adaptación al nuevo modo de trabajo obliga , desde la perspectiva empresarial, a acelerar los proyectos de digitalización empresarial, pasando del mero término de “Transformación” a uno más contundente como es el de “Imperativo”; es decir, la decisión sobre la digitalización de los procesos empresariales ya no da espera y se debe iniciar cuanto antes, dado que es la realidad actual y futura de cómo se está trabajando, y ha de trabajar mayoritariamente, no solamente como una forma de afrontar la incertidumbre de no saber hasta cuando debamos trabajar virtualmente.

Seguramente, para los empresarios de sectores diferentes a los de T.I. y, en especial, a los propietarios e incluso gerentes de las PYMES les han surgido inquietudes o dudas para iniciar este tipo de proyectos: la resistencia al cambio de los colaboradores que es un denominador común en nuestra cultura, la supuesta pérdida de control de las actividades ejecutadas a distancia por dichos colaboradores y los consabidos estrechos presupuestos para invertir en lo que no sea “core” del negocio.

Les tengo una verdad de a puño, esos temores o inquietudes fueron eliminados por la crisis del COVID 19, veamos: todos los empleados que fueron enviados a sus casas y que pueden ejecutar sus labores conectados a un computador las están efectuando virtualmente en un alto porcentaje. Los directores de área se las han arreglado por   vía teleconferencia o celular tener reuniones con sus colaboradores, y conocer el avance, dificultades o terminación de las tareas asignadas. Las empresas que han podido solventar la nueva forma de trabajo desde casa están entregando las oficinas que tienen arrendadas, ahorrándose ese costo fijo. Es decir, todos debemos cambiar el “Chip” para entrar en la era de la virtualización laboral a través de la digitalización empresarial.

Ahora bien, una vez acomodados al nuevo orden social, y entender que el trabajo desde casa va a hacer una forma, si no más común que la del trabajo con presencia física, al menos en un porcentaje similar, sobre todo en aquellas empresas de sectores no productivos, es importante definir el “Cómo” lo vamos a implementar de forma exitosa y sobre todo rápidamente. Para ello pasó a describir los “facilitadores” que existen en el mercado de T.I. que permiten el logro de esos objetivos:

Trabajadores Digitales : Herramientas tecnológicas que, a partir de componentes de Inteligencia Artificial, robotizan ciertas operaciones como la transcripción de datos, la recepción de llamadas y, el envío y recepción de comunicaciones vía e-mail con documentos adjuntos. Está tecnología se denota en el mercado como RPA (Robotic Process Automation). 

 

Automatización de Procesos: Plataformas de trabajo colaborativo que permiten automatizar las tareas de los procesos empresariales, dando visibilidad a los encargados de ejecutar las tareas apoyándolos con la generación digital de documentos y permitiendo el control automático por parte de los supervisores de los procesos. Estas herramientas se ubican en el nicho de BPMS (Business Process Management Suite).

Digitalización Documental: Soluciones de generación, administración, archivo y control de los documentos mediante su digitalización, tanto de los documentos históricos como los de la operación diaria, de acuerdo a normativas locales e internacionales para preservar el acervo documental de la empresa. Este tipo de soluciones son conocidas en el mercado como sistemas de Gestión Documental.

Veamos un diagrama de bloques de un ejemplo de la digitalización empresarial que puede implementar de manera ágil cualquier tipo de empresa:

Digitalizar los procesos empresariales es un Imperativo Organizacional, para asegurar la continuidad de la empresa de manera competitiva en el entorno laboral al que nos ha obligado la crisis. La realidad actual y futura lo exige, las herramientas tecnológicas están disponibles, el talento humano con conocimientos y experiencia en la implementación de estas tecnologías ha sido preparado y certificado por las empresas especializadas, los presupuestos se deben redireccionar aceleradamente a este tipo de proyectos para viabilizar la empresa. No se deje paralizar por la crisis, Manos a la Obra, no, Manos a lo Digital. Digitalízate!.

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