BPMS: el punto de partida para una empresa 4.0

La pandemia trajo consigo una digitalización masiva del comercio electrónico sin precedentes, misma que también aceleró la globalización. Para ser competitivo hoy día se debe tener una visión global de la competencia (internet) y estar muy al pendiente de las macrotendencias. Una de esas que ya lleva en auge un par de años, es la cuarta revolución industrial y aquí le contamos cómo tener una empresa 4.0.

ÍNDICE

1. ¿QUÉ ES LA CUARTA REVOLUCIÓN INDUSTRIAL?
2. LA OBSOLETA REALIDAD (CONTEXTO)
3. ¿CÓMO IMPLEMENTARLA EN MI NEGOCIO?

¿QUÉ ES LA CUARTA REVOLUCIÓN INDUSTRIAL?

En la mitad de la anterior década (2010-2015) el gobierno Alemán añadió a su plan de gobierno el proyecto de “Estrategia de Alta Tecnología” este como uno de los pioneros en las nuevas aplicaciones ciberfísicas en las operaciones de negocio ha logrado que se incrementen la productividad de las organizaciones que la aplican. Este cambio se está dando a una velocidad que no se ha visto antes, asegura la BBC: “la velocidad, el alcance y el impacto en los sistemas. La velocidad de los avances actuales no tiene precedentes en la historia… Y está interfiriendo en casi todas las industrias de todos los países”.
Las tecnologías ciberfísicas o las netamente digitales que realizan funciones físicas (Escribir información, realizar compras, gestionar y organizar datos), y el internet de las cosas.

Estas dos junto con los avances en analítica de datos. Proponen un crecimiento exponencial en la productividad de las industrias.

Expertos aseguran viabilidad de sistemas ciberfísicos en industrias y prevén alto potencial de impacto en la minería - Ingeniería UC Educación Profesional

LA OBSOLETA REALIDAD

La mayoría de las empresas en Latinoamérica, durante muchos años y todavía hoy. Tienen como cultura organizacional, el trabajo por departamentos, una práctica bastante tradicional en donde las tareas se desarrollan de manera independiente, sin embargo, esta práctica no aprovecha el 100% de la capacidad productiva de su compañía. Usted como gerente o como líder, centra sus decisiones en dos pilares que significan éxito:

Productividad y Competitividad. Y aunque sean palabras con significados diferentes, en el éxito de una empresa están estrechamente vinculadas. El Consejo Privado de Competitividad de Colombia señala que: “diferentes estudios de expertos en entidades multilaterales y centros de pensamiento, afirman que el principal
camino para lograr tasas de crecimiento altas y sostenibles en el tiempo es la productividad”. Esta productividad se logra, si se centra una filosofía empresarial de
gestión por procesos, una filosofía que aunque data desde los años 80’s aún es común encontrar empresas rígidas como consecuencia del trabajo por separado, como si cada departamento fuera independiente de los demás.

Como gerente, sé con certeza que trabajar por procesos requiere que la dirección de la compañía tenga una visión transversal (que se lidere de manera integral a las áreas de cada compañía) más que vertical (que se lidere a través de los jefes de cada área), así los colaboradores pueden participar en todos los procesos de la cadena de valor, obteniendo así una visibilidad y la experiencia de un trabajo colaborativo real.

¿CÓMO IMPLEMENTARLO EN MI NEGOCIO?

Siendo la filosofía empresarial más productiva y flexible para cualquier actividad económica, existen soluciones tecnológicas que le permiten gestionar y analizar
información estratégica en su negocio. Es por esto que antes de esto se hablaba de la Transformación Digital, como eje estratégico en la empresa.

Estas soluciones tecnológicas reciben el nombre de BPMS (Business Process Management Systems) por sus siglas en inglés o Sistemas de Gestión de Procesos de Negocio, son los responsables de administrar, gestionar y optimizar sus operaciones. Para elegir cuál es la que más se adapta a su negocio, le recomendamos tener en cuenta lo siguiente:

Que sean fáciles de utilizar 

Escoger un software que no tenga complejidades en sus uso le acelera la implementación y la capacitación de su personal en el uso de estas herramientas de negocio, la forma en cómo estas se adaptan al proceso de pensamiento es a través de la Modelación de Procesos de Negocios (BPMN), de esta forma, podrá graficar sus procesos de negocio con toda la lógica que requieren. Los softwares que permiten administrar operaciones de esta manera son más prácticos para las empresas, estas soluciones reciben el nombre de “Low-Code” o de bajo código en español.

Que sea flexible y adaptable al cambio

Reglas de Negocio y Datos • AuraQuantic

Un requisito que sí o sí debe tener un software de BPM es que tenga un motor de reglas que permita la implementación de las políticas de la empresa, sin embargo, algo común en algunos de estos, es que el motor de reglas (el motor lógico que añade restricciones y/o condiciones en los procesos) y el motor de procesos (el motor que ejecuta los procesos de negocio) sean independientes el uno del otro. Esto permite que la compañía pueda modificar la lógica de negocio sin cambiar las reglas y  así mismo cambiar las políticas sin que se modifique un proceso.

Que tenga una buena experiencia de usuario

Los formularios se han convertido en una pieza fundamental en la recolección de información transversal sobre los procesos que se desarrollan en la compañía. Es por esto que es crucial que la solución BPMS cuente con una amplia variedad de opciones de formato que permitan elaborar reportes con contenido vistoso que den buena apariencia de presentación y usabilidad a los formularios, estos mismos también son los responsables de llevar la información de la gestión automatizada con empleados, clientes, proveedores y demás partes interesadas. Esto permite un dinamismo en el flujo de la información que permiten personalizar la recolección de información del proceso de una forma personalizada por proceso esta tecnología se le conoce como DAD (Dynamically Activates Divisions).

En el mercado, existen innumerables soluciones de BPM, pero al igual que en todo, sólo aquellas que logran dar verdadero valor son las que se destacan, y es que un factor fundamental en casi cualquier diseño de software es garantizar una buena experiencia de usuario.

Que permita una integración flexible con sus sistemas de información de negocio

Conectores • Integre y conecte sistemas externos con AuraQuantic

Normalmente las empresas tienen un sistema de información empresarial, tales como un ERP (Enterprise Resource Planning) o un CRM (Communication Relationship Management), en el cual se apoyan para administrar y controlar las operaciones de su negocio y buscan una plataforma que los lleve unos pasos más allá en el mundo digital, para lo cual las soluciones BPMS  son un vehículo adecuado para guiar a las empresas en lo que hoy por hoy se denomina la Hyperautomatización o la combinación de tecnologías como la robotización y  la inteligencia artificial con las soluciones BPMS.

El producto que seleccione debe tener conectores preestablecidos que permitan la fácil integración con sus sistemas de información y con las nuevas tecnologías disruptivas de la cuarta revolución industrial.

Que permita la creación y distribución de documentos

La digitalización de los documentos que se reciben y se crean en los procesos de las empresas es una necesidad para trabajar en la actual y futura modalidad a distancia y los BPMS son un excelente medio para lograrlo. La digitalización de documentos debe abarcar su generación automática con base a los datos incluidos en los formularios de cada Tarea de la corriente del flujo del proceso, de tal forma que en el momento que se requiera se genere automáticamente en el formato que se indique (Word, PDF, Excel) y que permita que se firmen digital y/o electrónicamente e  incluso con firmas certificadas.

El futuro debe ser al alcance de la mano

Estos softwares al igual que su empresa, no se pueden detener. Así que cuando esté en medio de una elección de una solución de BPM, asegúrese de que en cualquier lugar con conexión a internet y en el momento que lo requiera, pueda gestionar oportunamente una tarea preestablecida en la lógica del proceso, lo que es muy importante en esta era de la movilidad digital. Obviamente, que el BPMS ofrezca la capacidad de aprovechar los formularios diseñados en el proceso sin tener que hacer desarrollos adicionales para gestionarlos desde los dispositivos móviles.

Qué se puedan obtener Indicadores de Gestión Claves (KPI) de manera automática

Para efectos de medir la eficiencia en la gestión de procesos es fundamental que los decisores de las empresas tengan información rápida y específica en la ejecución de un proceso determinado. Para ello se ha creado el concepto de indicadores de gestión, que para el caso de los BPMS es la métrica adoptada para entregar información compilada de lo adecuado, tanto en oportunidad como en plazo de ejecución, de una tarea en particular o de un conjunto de tareas de todo el proceso bajo evaluación. El BPMS a seleccionar debe tener la capacidad de obtener de manera automática, por varios mecanismos, esos KPI que le den información valiosa a los dueños de los procesos. Por ejemplo, en un proceso de solicitud de pedidos: Nr. de pedidos recibidos, Nr. de pedidos atendidos oportunamente, Nr. de pedidos retrasados, Nr. de Pedidos pasados a Facturación.

Que la ejecución de los procesos se puedan Monitorizar

Muy importante que la plataforma BPMS tenga la tecnología de BAM (Business Activity Monitoring)  o Monitorización de la Actividad del Negocio, para poder detectar oportunamente cuellos de botella en la ejecución de los procesos e incluso la adecuada distribución de la carga de trabajo a los ejecutores de las diferentes tareas del proceso. 

Hay otras particularidades que se deben tener en cuenta desde el punto de vista de modo de licenciamiento y despliegue de la plataforma BPMS, pero las comentadas anteriormente le ayudaran a “no morir en el intento” de seleccionar el BPMS que le dé mayor valor a su organización por la inversión efectuada.

Por: Víctor Jiménez – C.E.O – Todosistemas STI