4 CLAVES ESENCIALES PARA LA AUTOMATIZACIÓN EXITOSA DE PROCESOS EMPRESARIALES

Hoy los directivos de las empresas sobre la utilización de tecnología para iniciar la transformación digital de sus empresas, ya no pueden preguntarse si es necesario utilizar tecnologías como Sistemas de Gestión de Procesos (BPMS) y/o Robotización de Operaciones (RPA); sino cómo hacerlo de tal forma que su inversión sea verdaderamente rentable y en el menor tiempo posible, es decir que el R.O.I sea positivo, suficiente y rápido.

Después de haber trabajado por más de 21 años en la sistematización de productos y procesos en entidades financieras con desarrollo de software y haber coordinado proyectos de automatización de procesos empresariales por otros 20 años, de los cuales los últimos 12 años con la utilización de uno de los mejores BPMS del mercado, me animó a plasmar en una especie de recetario los factores claves que combinándolos adecuadamente hacen que un proyecto de automatización de procesos sea exitoso. 

RPA: ¿Qué es la automatización robótica de procesos? | Job Wizards1)  Las Personas

Asegúrese de contar dentro del equipo del proyecto con las personas con el suficiente conocimiento sobre las implicaciones de automatizar un proceso empresarial, en cuanto al alcance de lo que la solución seleccionada tipo BPMS le puede proporcionar a su empresa. Sí no tiene al menos un coordinador o líder de procesos con el conocimiento suficiente de este tipo de proyectos contrate uno temporalmente para la ejecución del mismo, que haya participado en al menos dos (2) proyectos de automatización de procesos de similar dimensión al proceso que inicialmente vaya a automatizar. Por supuesto, usted como decisor principal de la organización debe estar involucrado desde el principio en la planeación y ejecución del proyecto, haciendo las veces de facilitador en la toma de decisiones sobre los cambios operacionales que seguramente deben efectuar en el proceso para habilitar su adecuada automatización.

2) El Proceso

Seleccione un proceso que sea un “dolor” en la eficiencia o en la rentabilidad o en la consistencia de los datos, es decir un proceso que sea tan manual que ocasione trauma operativo cada vez que se deba realizar por una persona o un grupo de personas de su empresa. Igualmente es clave empezar con un proceso que en su número de tareas se considere de tamaño pequeño. Para la muestra este botón; últimamente hemos evidenciado que hay procesos que son repetitivos y manuales y que no generan valor inmediato a la empresa pero que son requeridos o por entes regulatorios o por las contrapartes con que se interactúa, clientes y proveedores, como lo es el de actualización de datos. Actualmente, la mayoría de empresas deben diligenciar manualmente cientos de formatos, todos diferentes, para consignar los datos de la empresa para actualizar dicha información ante sus clientes y de igual forma cada uno de estos ante sus proveedores. Hicimos el siguiente cálculo en una empresa de tamaño mediano:

    • Formularios de Actualización de Clientes / Proveedores 
      • Manualmente: 850 X 15 minutos= 12.750 
      • En AuraQuantic: 850 X 5 minutos =      4.250 
  • Reducción de tiempo en minutos =    8.550  o 142 horas de trabajo
    • Formularios de Actualización de La Empresa
      • Manualmente: 600 X 15 minutos=  9.000 
      • En AuraQuantic: 600 X 1 minuto =    600 
  • Reducción de tiempo en minutos =    8.400  o 140 horas de trabajo.

3) La Metodología

Por más que el BPMS seleccionado tenga los últimos avances en este nicho de mercado tecnológico, es decir que sea un iBPMS y además de naturaleza low-code y que sea reconocido por consultoras internacionales de evaluación de tecnología (Ya en el blog anterior sobre este tema di algunos “tips” sobre qué funcionalidades prioritarias debe tener un BPMS para que en realidad se considere una buena herramienta de automatización de procesos), es fundamental que se aplique la metodología que guíe adecuadamente al equipo de automatización; de manera general se deben realizar las etapas de implementación de un sistema de información con algunas adiciones: Planeación del proyecto (adoptando los lineamientos del PMI), Análisis y descubrimiento del proceso (As-Is), Diseño del modelo del proceso en la notación BPMN 2.0 (To-Be), Construcción o Configuración de Objetos, Pruebas y Simulación del Proceso, Capacitación a usuarios y Publicación o Puesta en Marcha del proceso:

4) Los Riesgos

Como en todo proyecto empresarial existen riesgos que de concretarse pueden afectar la consecución de los objetivos en el tiempo, el presupuesto y lo que más caro le saldría a la empresa en una inadecuada automatización del proceso, que en lugar de minimizar la operación manual entorpezca la misma haciendo que las personas en sus puestos de trabajo no utilicen la plataforma BPMS y prefieran trabajar de la anterior manera, es decir manualmente. Este es el peor escenario, porque pierde la empresa en su inversión, pierde el empleado en la oportunidad de mejorar sus capacidades y pierde la empresa consultora en su prestigio. Para lo cual se deben contar con las personas idóneas en el equipo del proyecto y ser rigurosos con la aplicación de la metodología y tan importante como estos dos factores es el compromiso de la gerencia general de la empresa con el proyecto. Hay un riesgo inmerso en el actuar de las personas que van a utilizar el proceso automatizado y es de la “resistencia al cambio” que se debe minimizar con la debida capacitación sobre la filosofía BPM y las funcionalidades generales de la plataforma BPMS, que conlleve a que los empleados que son actores del proceso se “enamoren” de esta tecnología para que la apropien naturalmente y la utilicen al máximo “sacándole el jugo” a la inversión.

En resumen, podemos establecer una receta que combinando en su buena dosis cada uno de los ingredientes evita que la organización se “indigeste” con la puesta en marcha de su primer proceso automatizado:

  • 90%+ de idoneidad del equipo del proyecto.
  • Un proceso “pequeño” muy manual.
  • 100% de aplicación de una adecuada metodología.
  • 10% o menos de riesgos del proyecto y controlados.
  • Un adecuado BPMS.
  • 100% apoyo de la gerencia general.

En proyectos de automatización de procesos, como parte de la transformación digital, en grandes empresas es necesario incluir a la receta un componente que de manera paralela se ejecuta a la gestión del proyecto y es la Gestión del Cambio, que tiene una metodología específica de la cual hablaremos en un próximo blog. 

Por: Víctor Jiménez – C.E.O Todosistemas STI