5 claves para entender qué es un BPM y su uso en los procesos de tu empresa

Ya han pasado más de 12 años en nuestro medio desde cuando para buscar profesionales con conocimientos en la implementación de procesos en BPM se recibían hojas de vida de ingenieros o tecnólogos con experiencia en “Buenas Prácticas de Manufactura”. (caso real)

Vamos a hablar de lo que significa para el ámbito empresarial y la búsqueda de la eficiencia operacional un BPM por Business Process Managment o Gestión de Proceso de Negocios.

1. ¿Qué es un BPM?

Es un sistema empresarial que permite que las empresas automaticen sus procesos de negocios de acuerdo con la lógica de cada una de las áreas que soportan su operación, partiendo del análisis de cada una de las tareas y de los documentos que se generan, reciben y tramitan y de las decisiones que toman cada uno de los roles que participan en el proceso. Automatizando tareas repetitivas como el recibo y envió de e-mails, la elaboración de documentos en Word y su conversión a PDF, la firma de dichos documentos y el almacenamiento de estos en la base de datos del BPM. Generando los diferentes Indicadores de Gestión del Proceso o KPI por Key Process Indicator, para evaluar permanente los “Cuellos” de botella, que se puedan presentar en la ejecución de los procesos a través de cada una de sus instancias. Avisando sobre las demoras en la ejecución de las tareas personales o del sistema generando alertas y alarmas.

 

2. ¿Cuándo implementar un BPM?

Si siente que su organización se le esta saliendo de las manos, por ejemplo, al no conocer porque los email que le envían sus clientes le llegan tardíamente o si no le llegan, si los procesos que generan el flujo de caja de su empresa no dejan trazabilidad de los montos por los cuales sus vendedores hacen las transacciones, si para elaborar el presupuesto anual de inversión lo pueden tener después de integrar múltiples hojas de Excel de las diferentes áreas, sí para tomar decisiones debe reunir permanentemente a los líderes de las áreas para que firmen en físico el acta de cada reunión, sí la tramitología de documentos en su empresa es tal que se pueden quedar engavetados contratos de venta y comunicaciones que requieren respuesta inmediata. Si para diseñar e implementar un nuevo proceso no sabe por donde iniciar o depende de un experto para que lo defina. Y esto de manera general; si nos vamos a evaluar en cada área el número de razones por las cuales debe tomar la decisión de implementar un BPM en su organización está más que justificada. Por ejemplo: sí todavía depende del conocimiento de una persona del área de gestión humana o del área de sistemas para que la nómina se pague oportunamente o sí el proceso de contratación de los roles claves de la empresa se hace de manera tan tradicional que el proceso dura más de 30 días. El número de causas puede ser abrumador. En la siguiente gráfica le presentó un panorama que infortunadamente todavía es muy común en las empresas de nuestro medio:

flujo de procesos clave en un bpm

Fuente: AuraQuantic

3. ¿Cuáles son los beneficios de usar un BPM?

Sería muy extenso detallar los múltiples beneficios que obtiene una organización con al menos 20 empleados al automatizar sus procesos misionales o de apoyo en una plataforma BPM; por lo tanto, considero que el siguiente cuadro los resumen en buena medida:

benficios de usar un bpm

Fuente: AuraQuantic

4. ¿Cómo escoger el que más me sirve?

En el mercado de las TI hay varios productos que hacen de manera automática flujos de trabajo o Work Flows, pero que distan de ser un sistema empresarial que se pueda considerar un BPM, que al menos debe tener en su estructura propia las siguientes funcionalidades:

  • Un diagramador de procesos: Que permita diseñar la lógica del proceso con solamente arrastrar los objetos para conformar el diagrama y que valide en tiempo real las conexiones de dichos objetos.

 

  • Un Motor de Procesos: Que genere el código del proceso de manera automática sin intervención de personal experto de T.I.

 

  • Un Diseñador de Formularios: Que habilite las múltiples funciones que se requieran para obtener formularios “ricos” en la toma o presentación de datos. Que se puedan hacer mecanismos de “ventanas dinámicas” dentro de un mismo formulario para que aparezca información adicional según el estado de un dato de la ventana principal.

 

  • Un Motor de Reglas: Que permita implementar de manera automática las diferentes políticas de la empresa para garantizar la adecuada toma de decisiones.

 

  • Un Monitor de Procesos: Que habilite la gobernanza de los procesos automatizados por el administrador de la plataforma.

 

  • Un Work Flow: Por supuesto. Que entrelace las diferentes tareas que se deben ejecutar por cada uno de los roles para ir completando la lógica del proceso, con alertas y alarmas por demora en la ejecución de dichas tareas.

 

  • Un Gestor de Documentos: Que almacene de manera automática los documentos digitales que se adjuntan a una tarea especifica del proceso o que se ha generado con los datos del proceso de manera automática.

 

  • Un Módulo de Conexiones Externas: Que habilite al proceso automatizado para recibir y entregar información a los sistemas externos con los cuales debe interactuar, para evitar redundancia de toma y generación de datos.

 

  • Un Generador de Informes de Gestión: Ojalá que tenga un Business Intelligence como parte de su funcionalidad, que permita de manera fácil y ágil la generación de los diferentes KPI de los procesos.

 

  • Un Módulo para conectar con Usuarios Externos: Para habilitar la interacción con los usuarios anónimos y externos que pueden hacer parte de ciertos procesos: principalmente los clientes, los proveedores y las entidades gubernamentales que regulen el quehacer empresarial.

5. ¿Cuál es el retorno de mi inversión?

A continuación, le presentó el resultado de un estudio realizado por la empresa AuraPortal en un periodo de dos años en clientes que han utilizado su tecnología BPM:

 

Retorno sobre la inversión de usar un BPM

Fuentes: AuraQuantic

Como dicen “las cifras hablan por sí solas”, y de verdad que los proyectos de implementación de un BPM se pagan muy rápidamente, obvio sí se selecciona el adecuado y con los consultores indicados.

En Todosistemas STI tenemos más de 12 años de experiencia en la implementación de procesos en la plataforma de AuraQuantic, antes AuraPortal, uno de los mejores BPM low-code del mercado, según consultoras como Gartner Group y Forrester y los más de 400 clientes satisfechos en Colombia y a nivel mundial. Lo invito que conozca más contactándonos para hacerle una demo de un proceso automatizado ejecutándose sobre AuraQuantic BPM.

Víctor Jiménez, C.E.O de Todosistemas STI & RiskTech
Consultor en Transformación Digital